Skip to main content

Communicatie met klanten: de do’s en don’ts

Communicatie met klanten: de do's en don'ts

Als schrijver zou je verwachten dat je je vooral bezig moet houden met schrijven. In de praktijk is dat niet helemaal waar. Contact onderhouden met klanten is namelijk ook een belangrijke taak die doorlopend een rol speelt. Op Textbroker maak je eenvoudig gebruik van het interne berichtensysteem, maar je wilt natuurlijk wel een goede indruk achterlaten. Dat doe je door rekening te houden met een aantal belangrijke do’s en don’ts. Dit zijn simpele richtlijnen die aangeven hoe je het meeste uit jouw communicatie met klanten haalt.

 

Het voordeel van goede communicatie? Je weet altijd precies wat je van een klant kunt verwachten. Andersom geldt natuurlijk precies hetzelfde: hij of zij vindt het alleen maar prettig om duidelijke afspraken te kunnen maken. Verloopt de communicatie goed en schrijf je ook nog eens een sterke tekst? Dan is de kans groot dat jij binnenkort weer een berichtje in je inbox vindt. Een fijne samenwerking is namelijk heel wat waard. Kortom: door goed te communiceren, zorg jij uiteindelijk voor een uitgebreid klantenbestand met allerlei enthousiaste mensen die graag met je samenwerken.

 

De do’s: op tijd, helder en meedenkend

Open jij je inbox en zie je dat een klant contact met je heeft opgenomen? Gefeliciteerd! Dan is de kans groot dat je binnenkort een DirectOrder krijgt. Het is nu wel belangrijk dat je zo goed mogelijk met jouw klant communiceert. Dat vergroot niet alleen de kans dat je een kwalitatieve tekst schrijft. Het zorgt er ook voor dat je een goede band krijgt met de klant, waardoor je ook in de toekomst nieuwe opdrachten kunt verwachten. Hier vind je een paar belangrijke do’s voor de communicatie met jouw klanten.

 

Reageer op tijd

Heb je een berichtje ontvangen van een enthousiaste klant die graag met jou wil samenwerken? Zorg er dan voor dat je op tijd reageert. De klant wil namelijk verder met zijn of haar project en wacht ondertussen op jouw antwoord. Tijdig reageren laat niet alleen zien dat je betrouwbaar bent, maar vergroot ook de kans dat een klant in de toekomst met jou wil samenwerken. Zij weten op deze manier namelijk snel waar ze aan toe zijn, wat een heel groot pluspunt is!

 

Het is ook belangrijk om tijdig te reageren wanneer je niet kunt samenwerken met een klant. Misschien heb je geen tijd of spreekt het project je niet aan. Laat dat zo snel mogelijk weten, zodat de klant meteen op zoek kan naar een volgende auteur. Krijg je een vraag waar je even het antwoord niet op weet? Ook dat kan je gewoon laten weten. Geef aan dat je nog even de tijd nodig hebt om goed te kunnen reageren. Zo weten je klanten dat ze niet onnodig op je wachten.

 

Maak duidelijke afspraken

Heb je besloten om in zee te gaan met een nieuwe klant? Dan volgt de volgende stap: het maken van afspraken. Jullie willen natuurlijk allebei weten wat elkaars verwachtingen zijn. Daarom is het belangrijk om altijd concrete plannen te maken. Dat betekent dat je een aantal inhoudelijke dingen aan de klant vraagt: wat is de briefing? Gaat het om een eenmalige tekst of is het voor een langlopend project? Al voordat je de eerste opdracht krijgt, kan je duidelijke afspraken maken over de inhoud.

 

Daarnaast is er natuurlijk nog de planning. Hoeveel tijd heb jij nodig om de tekst te schrijven en wat is de gewenste deadline van de klant? Probeer samen tot een overeenkomst te komen zodat jij voldoende tijd hebt en zodat de klant niet te lang hoeft te wachten op zijn of haar tekst. Des te duidelijker de verwachtingen zijn, des te kleiner de kans dat er uiteindelijk iets misgaat.

 

Denk mee met de klant

Sommige klanten benaderen je met een duidelijk idee over wat ze willen. Ze hebben hun doelgroep al voor ogen en weten precies wat de insteek en opbouw van de tekst moeten worden. Dat is alleen maar fijn, want zo kan jij meteen aan de slag. Andere klanten zijn wat onzekerder over hun eisen en kunnen jou om advies vragen. Denk dan vooral mee en kom met wat ideeën over hoe de tekst vormgegeven kan worden. Wat is jouw favoriete werkwijze? Of hoe zit een kwalitatieve tekst volgens jou in elkaar?

 

Soms is het ook noodzakelijk om over de inhoud van de tekst mee te denken. Misschien heeft een bedrijf een bepaald zoekwoord dat vaker op de website terug moet komen, maar weet de klant niet hoe dit het beste kan gebeuren. Misschien heb jij wel goede ideeën en kan je geschikte onderwerpen voor een tekst aandragen. Door actief mee te denken, laat je een klant zien dat je graag kwaliteit levert. Dit soort persoonlijke aandacht is ideaal wanneer je een langere samenwerking aan wilt gaan met een nieuwe klant. Bovendien ben jij de expert: je hebt al meer dan genoeg teksten geschreven!

 

Houd klanten op de hoogte

Je hebt duidelijke afspraken gemaakt, weet waar de tekst over moet gaan en hebt de deadline in je agenda geschreven. Hoe goed het voorbereidende werk ook is, er kan altijd iets misgaan. In dat geval is het ontzettend belangrijk om de klant op tijd op de hoogte te brengen. Ben je een paar dagen ziek geweest en heb je daardoor vertraging opgelopen? Stuur zo snel mogelijk een berichtje. Bespreek meteen of de deadline misschien verschoven kan worden. Hier moet je natuurlijk geen gewoonte van maken, maar het is goed om duidelijk te communiceren wanneer je echt in de knoop raakt.

 

Het is ook de moeite waard om de klant op tijd een bericht te sturen wanneer je toch nog inhoudelijke vragen hebt over de opdracht. Twijfel je over de sleutelwoorden die je moet gebruiken? Of heb je een vraag over welke bronnen je het beste kunt raadplegen? Trek dan zo snel mogelijk aan de bel. Het kan soms even duren voordat je een reactie krijgt, waardoor je minder tijd hebt om de tekst te schrijven. Kortom: wees niet bang om contact op te nemen zodra dat nodig is!

 

De don’ts van communicatie: onaardig en te kort zijn

Je weet nu precies wat je het beste kunt doen om goed te communiceren met je klanten. Tegelijkertijd zijn er ook een aantal dingen die je beter niet kunt doen. Wanneer je contact hebt met een klant, is het belangrijk om ook deze don’ts in de gaten te houden. Zo weet je zeker dat je de communicatie in goede banen leidt en dat je jouw klant niet wegjaagt door een verkeerd bericht.

 

Kortaf en onduidelijk zijn

De berichten die je naar een nieuwe klant stuurt, zijn vaak een soort visitekaartje voor jou en je schrijfstijl. Het is daarom af te raden om jouw berichten snel en kortaf te maken. Neem de tijd om een goedlopend bericht te schrijven en controleer bovendien nog even of je spelling en grammatica in orde zijn. Je wilt natuurlijk geen kleine slordigheidsfoutjes in je berichten hebben staan. Zo laat jij meteen zien dat je in staat bent om goedlopende zinnen te schrijven, zelfs wanneer het niet voor een betaalde opdracht is.

 

Controleer bovendien of je alle belangrijke informatie in je bericht hebt staan. Stelt de klant meerdere vragen? Bekijk dan of je ze ook allemaal op een duidelijke manier beantwoordt. Wees hierbij zo concreet mogelijk. Zeg dus niet dat je de tekst over ongeveer een week af kan hebben, maar geef een duidelijke deadline. Het zijn deze subtiele verschillen die jouw berichten effectiever en aantrekkelijker maken. Zo zorg je ervoor dat zelfs een twijfelende klant toch met jou wil gaan samenwerken.

 

Niks van je laten horen

Heb je een verzoek van een klant gekregen waar je geen interesse in hebt? Of krijg je een aanvraag voor een opdracht, maar heb je er helemaal geen tijd voor? Laat dat dan altijd even weten. Voor klanten is er niets zo vervelend als radiostilte. Ze weten in dat geval niet of ze op zoek moeten naar iemand anders of dat jij het project toch op wilt pakken. Ben je dus van plan om niet samen te werken met een potentiële klant? Laat dat dan vooral weten.

 

Wanneer je niet reageert, is dat niet alleen vervelend voor de klant. De kans is namelijk groot dat deze klant niet meer wil samenwerken in de toekomst. Zo raak je dus potentiële opdrachten kwijt, terwijl je misschien wel graag een nieuwe DirectOrder in de wacht had gesleept. Klanten waarderen het wanneer je altijd snel en duidelijk communiceert, dus controleer dagelijks je berichten en probeer tijdig een reactie te versturen. Het zal je alleen maar helpen in de toekomst!

 

Je eigen verwachtingen niet uitspreken

Sommige klanten zullen je benaderen met een duidelijk plan. Zij weten precies wat er moet gebeuren en hebben ook hun eigen planning in gedachten. Dat is aan de ene kant fijn, maar aan de andere kant moet je ook jouw verwachtingen kunnen uitspreken. Heb je het ontzettend druk en gaat een deadline over drie dagen echt niet werken? Geef dat dan gewoon aan. Misschien is het wel mogelijk om de planning iets meer aan jouw werkschema aan te passen.

 

Heeft een klant een werkwijze die jij helemaal niet prettig vindt? Ook dat kan je aangeven. Doe dat dan wel op een respectvolle manier en geef eventueel aan wat fijner zou werken voor jou. Het kan natuurlijk zijn dat een klant liever zijn eigen werkwijze hanteert, maar je mag altijd aangeven wat prettig voor je werkt. Des te beter jullie op elkaar aansluiten, des te beter je teksten zullen worden!

 

Onbeleefd zijn

Het spreekt natuurlijk voor zich, maar beleefdheid is essentieel wanneer je contact onderhoudt met je klanten. Dat houdt in dat je je berichten duidelijk aanheft en afsluit, maar ook dat je op een respectvolle manier met de klant omgaat. Krijg je een bericht met daarin een voorstel voor een project dat je niet interessant lijkt? Probeer dit dan op een duidelijke en milde manier aan te geven.

 

Spreek je een klant voor de eerste keer en twijfel je welke aanspreekvorm je moet gebruiken? Neig dan altijd naar de beleefdere vorm. Je kunt je stijl en toon altijd nog aanpassen wanneer blijkt dat je mag tutoyeren. Zo voorkom je dat je een klant te informeel aanspreekt wanneer hij of zij juist veel waarde hecht aan beleefdheidsvormen. Het is een kleine aanpassing, maar het kan een groot verschil maken.

 

Conclusie: communicatie is jouw manier meer succes te behalen

Duidelijke communicatie is veel waard voor jou en je klanten. Daarom is het belangrijk om je aan een paar richtlijnen te houden voor de berichten die je naar een klant stuurt. Zo is het belangrijk om altijd op tijd te reageren en om concrete afspraken te maken. Op deze manier is het voor jullie allebei duidelijk wat de verwachtingen zijn. Daarnaast doe je er goed aan om met eigen ideeën te komen. Misschien kan je een simpele tekst wel naar een veel hoger niveau tillen. Een laatste belangrijke “do” is om de klant altijd op de hoogte te houden, dus ook wanneer je een deadline toch niet gaat halen.

 

Er zijn ook een aantal dingen die je beter niet kunt doen. Denk hierbij aan het schrijven van onduidelijke mails met te weinig informatie en enkele spelfouten. Dat geeft natuurlijk niet de beste indruk. Het is daarnaast ook af te raden om niks van je te laten horen. Probeer altijd op een bericht te reageren, ook wanneer je een klant “nee” moet verkopen. Als laatste is het belangrijk om jezelf niet op de laatste plek te zetten. Laat gerust weten wat jouw verwachtingen zijn en wat wel of niet mogelijk is binnen jouw schema. Doe dit natuurlijk wel op een nette en beleefde manier, zoals je al je berichten schrijft. Houd jij je aan al deze tips? Dan verloopt de communicatie met jouw klanten voortaan vlekkeloos!

 

Ook aan de slag voor duizenden opdrachtgevers? Begin vandaag en schrijf voor echte klanten.

Meld je direct aan als auteur


Vergelijkbare bijdrages


geen reacties beschikbaar


Heeft u een vraag of opmerking bij een artikel? Laat het ons weten!

Uw e-mailadres wordt niet openbaar gemaakt. Verplichte velden zijn gemarkeerd *

*
*

Managed-Service

Wilt u complete tekstprojecten uitbesteden en de absolute topklasse in tekstkwaliteit ontvangen? Bent u geïnteresseerd in uitgebreide contentservices, zoals blogmanagement? Maak dan kennis met onze Managed-Service en profiteert u van ons Alles-In-Eén-Pakket.

Vraag vrijblijvend een offerte aan!

Self-Service

Heeft u relevante up-to-date content nodig? Binnen Self-Service bestelt u snel en eenvoudig uw tekst naar wens – en dat tegen topvoorwaarden.

Nu gratis aanmelden als opdrachtgever!

Auteurs

Duizenden auteurs wereldwijd verdienen bij dé tekstmarktplaats Textbroker geld met hun teksten. Ze bepalen zelf wanneer en hoeveel zij schrijven en kunnen zich zo verzekerd zien van een flexibel inkomen. Lees hier hoe je jouw woorden omzet in klinkende munt.

Nu gratis aanmelden als auteur!