6 tips om direct efficiënter te werken

De dag is voorbij en weer heb je je doelen niet gehaald. Wel heb je een heleboel andere en tijdrovende dingen gedaan die je eigenlijk alleen maar afleiden. Hoe gebruik je je tijd efficiënter, zodat je op een ontspannen manier toch je doelen kunt bereiken?

1. Weg met e-mail pop-ups

Elk nieuw mailtje leidt af. Zet de pop-up uit en cluster de momenten dat je jouw mail checkt. Bijvoorbeeld 1 keer in de ochtend en 1 keer laat in de middag. Dat scheelt je tijd en focus.

2. E-mailen met een vast schema

Slim e-mailen bestaat uit 4 acties in een vaste volgorde:

• Weggooien – wat je niet nodig hebt
• Doorsturen – wat je kunt of moet uitbesteden
• Archiveren – wat je later moet oppakken
• Afhandelen – wat je direct kan beantwoorden

3. Maak je doelen concreet

Een to-do-lijstje waarop staat ‘vraag Nienke naar resultaten’ triggert je niet om actie te ondernemen. Maak het jezelf dus makkelijk. Schrijf een concrete actie op, zoals: ‘Bel Nienke om 14:00 uur en vraag hoeveel reacties in hoeveel tijd er zijn gekomen’ .

4. Omarm je imperfectie

Staar je niet blind op een tekst of andere taak. Wat goed is om te onthouden, is dat 80% van de taken in 20% van de tijd kunnen worden afgerond. Voor de resterende 20% die wat meer tijd en focus vraagt, heb je dan nog 80% van je tijd over. Vaak is goed al goed genoeg, het hoeft echt niet perfect. Zonde van de tijd om nog meer tijd te investeren in iets dat al goed genoeg is.

5. Alle hulpmiddelen op een vaste plek

Moet je altijd zoeken naar een pen en notitieblok? Slingert je memory-stick weer ergens rond? Zijn je documenten weer eens spoorloos verdwenen? Opruimen en alles een vaste plek geven, dat is de beste tip voor een efficiënte werkdag. Dan kun je ’s ochtends direct van start. Wat een rust.

6. Laat je niet gek maken

Begint de dag al met een flinke file, een lastig gesprek of een irritante collega? Keep calm en haal een paar keer diep adem. Tel even tot tien, bedenk je dat de bron van ergernis niets met jou van doen heeft en ga dan lekker aan het werk.

Al die stapjes bij elkaar geven je werkdag dat heerlijke gevoel van overzicht en daadkracht.