CMS
Wat is een CMS?
De afkorting CMS staat voor Content Management System. Dit systeem is een vorm van software die wordt gebruikt voor het beheren van digitale content. Hiermee is het mogelijk om snel en gemakkelijk nieuwe content aan te maken, bestaande content te veranderen en om alle content in een gemakkelijk overzicht te zien. Over het algemeen komt het gebruik van een CMS het meeste voor bij het beheren van websites. Er wordt dan ook vaak gesproken over Web Content Management System, oftewel een WCMS. Met behulp van deze software is het gemakkelijk om nieuwe blogposts, foto’s, video’s en audiofragmenten op een website te plaatsen. Dankzij de eenvoudige interface van een CMS is de software ontzettend toegankelijk. Zelfs personen met weinig kennis over websites kunnen zo een eigen website bouwen en onderhouden.
Daarnaast is het ook mogelijk om een CMS te gebruiken als intern hulpmiddel voor een bedrijf. In dat geval is er sprake van een DAMS: een Digital Asset Management System. Deze software kan gebruikt worden om documenten, contactinformatie of belangrijke bronnen te beheren. Doordat de software toegankelijk is voor verschillende medewerkers, wordt het eenvoudig om belangrijke informatie met elkaar te delen. Hierdoor kunnen bedrijven zo efficiënt en overzichtelijk mogelijk werken, terwijl alle informatie wel veilig wordt opgeslagen.
Het gebruik van een CMS
Een van de belangrijkste functies van een CMS is om het posten en beheren van content zo eenvoudig mogelijk te maken. Dit is vooral van belang wanneer verschillende auteurs of medewerkers verantwoordelijk zijn voor de content op een website. Dankzij de overzichtelijke interface is het voor iedereen duidelijk hoe een nieuwe tekst of foto op de site geplaatst moet worden. Hier is geen specialistische kennis voor nodig, zoals een goed begrip van HTML. Uiteindelijk zorgt het gebruik van een CMS dus ook voor kostenbesparing, aangezien het onderhouden van een website vooral een inhoudelijke kwestie is, in plaats van een technisch probleem.
Over het algemeen bestaat een CMS uit twee verschillende onderdelen. Enerzijds is er de CMA: de Content Management Application. Dit onderdeel van de CMS is de plek waar auteurs en beheerders aanpassingen kunnen maken en content kunnen uploaden. Het is belangrijk dat dit onderdeel zo simpel en efficiënt mogelijk is vormgegeven, aangezien het toegankelijk moet zijn voor veel verschillende personen. Anderzijds is er de CDA: de Content Delivery Application. De CDA is ervoor verantwoordelijk dat de toegevoegde content in de CMA wordt doorgezet naar de website. Dit is dus de plek waar de content (automatisch) wordt vertaald naar HTML.
Meestal is een CMS te vinden op het internet. Dat geldt vooral wanneer het systeem wordt gebruik om een website te onderhouden. Er zijn echter ook gevallen waarin een CMS juist offline wordt gebruikt. In dat geval is de software vooral bedoeld voor bedrijven. Het CMS wordt dan op de eigen servers van het bedrijf gehost, zodat de informatie in het programma veilig wordt bewaard. Of de software nu online of offline wordt gebruikt: er is altijd een beheerder nodig die het CMS onder zijn hoede neemt. Deze persoon zorgt er namelijk voor dat de software soepel blijft lopen, maar kan er ook voor zorgen dat bepaalde personen toegang krijgen tot de software. Zo kunnen taken verdeeld worden en kan er op toegezien worden dat alleen bevoegde mensen toegang krijgen tot de informatie op het CMS.
Wat is er mogelijk met een CMS?
Er zijn talloze CMS vindbaar die allemaal zo hun eigen kwaliteiten hebben. Daarom is het belangrijk dat er voor iedere website en ieder bedrijf een CMS wordt uitgezocht dat geschikt is. Zo is het met een CMS mogelijk om:
- Content te beheren, plaatsen en bewerken
- Accounts te registeren en te beheren
- Groepen toestemming te geven om aanpassingen te maken in het CMS
- Plug-ins en applicaties te installeren
- De bewerkingsgeschiedenis van de content in te zien
- Het design van de website gemakkelijk aan te passen met templates
- Een index en zoekfunctie in te schakelen
- Gebruik te maken van online hulpfeatures
De voor- en nadelen van een CMS
Geen enkele software komt zonder enkele voor- en nadelen. De voordelen van een CMS zijn voor veel bedrijven en websitebouwers wel belangrijker dan de nadelen. Zo is het ontzettend makkelijk om ongetrainde medewerkers content te laten plaatsen. Daarnaast is het makkelijk om het uiterlijk van de website snel te veranderen. Vaak beschikt een CMS namelijk over verschillende templates waarmee het design kan worden aangepast. Daarom is het dus ook niet nodig om een expert in te schakelen die ervaring heeft met coderen. Het bouwen en beheren van een website wordt dus aanzienlijk goedkoper en toegankelijker.
Tegelijkertijd lopen sommige gebruikers tegen het probleem aan dat het CMS te beperkt is. De opties zijn namelijk oneindig wanneer men een website bouwt door te coderen, terwijl iedere CMS slechts een beperkt aantal functies heeft. Het is daarom belangrijk om vooraf te bepalen of de mogelijkheden van een CMS aansluiten op de wensen van de gebruiker. Daarnaast is het toch altijd belangrijk om een ervaren beheerder aan te stellen die het systeem in de gaten houdt. Deze personen zijn verantwoordelijk voor het geven van bevoegdheden aan andere medewerkers, maar moeten ook in de gaten houden dat de website volledig up-to-date en functioneel is. Het onderhouden van een CMS is dus niet helemaal gratis.
Conclusie
Een CMS is een veelgebruikt middel voor het onderhouden van websites en het structureren van interne informatie. Dit systeem kan zowel online als offline worden gebruikt en is ideaal wanneer meerdere personen verantwoordelijk zijn voor het produceren en beheren van online content. Er is meestal geen grote technische kennis nodig om gebruikt te kunnen maken van een CMS, waardoor het ook een goede manier is om kosten te besparen. Niet alleen het beheren van content verloopt makkelijker, maar ook het ontwerpen van een website gaat eenvoudiger met behulp van templates. De mogelijkheden van een Content Management System kunnen ontzettend variëren. Daarom is het zo belangrijk dat er vooraf wordt gekeken naar de manier waarop men een website wil bouwen en onderhouden. Wanneer het systeem eenmaal in gebruik is en goed wordt beheerd, is het wel een stuk eenvoudiger om een goed functionerende en nuttige website te bouwen met voldoende inspirerende content.